אתם יכולים להפוך את ניהול השעות לתהליך מדויק ואוטומטי כשאתם עוברים מכרטיסים וקבצי אקסל אל מערכת ניהול שעון נוכחות לעובדים, שמרכזת כניסות, יציאות והפסקות במקום אחד ומחשבת את השעות במקומכם.

שואלים את עצמכם בכל חודש מדוע מתגלה עוד שורה שלא מסתדרת? תוהים מי אישר את השעות הנוספות של יום חמישי? ואולי חשבתם פעם כמה זמן אתם מבזבזים על ליקוט נתונים לפני תשלומי השכר?

בחברת iCount הכנו עבורכם את כל המידע, כדי שתדעו מה לבדוק ואיך עוברים לעבודה מסודרת יותר.

מדוע מערכת לניהול שעון נוכחות לעובדים עדיפה על ניהול ידני?

עד שהעסק גדל ניהול ידני נראה פשוט למדי, אבל כשהוא גדל מתחילים להצטבר הקשיים והם כוללים בין היתר:

• כניסות ויציאות שנרשמות בדיעבד מהזיכרון
• שעות נוספות שמתגלות רק בסוף החודש
• הפסקות שלא תמיד מתועדות
• טעויות העתקה מטבלה לטבלה
• חופשות והיעדרויות שפזורות בכמה קבצים

כל אחד מהקשיים הללו אולי נראה קטן, אבל כשהם מתרחשים יחד הם מבזבזים לא מעט זמן. כמו כן, יש לזכור שמעסיק מחויב לנהל רישום של שעות העבודה, לכן דיוק הוא לא רק עניין של נוחות.

כיצד המערכת הדיגיטלית מצמצמת את טעויות האנוש?

המערכת אוספת את הדיווחים ישירות מהעובדים, כך שאין צורך להקליד אותם פעם שנייה, המערכת מחשבת לבד את סך השעות, מנכה הפסקות ומסמנת חריגות.

הנושא חשוב במיוחד כשמדובר בשעות נוספות: שבוע עבודה מלא בישראל עומד על 42 שעות, ובשתי השעות הנוספות הראשונות ביום משולמים 125 אחוזים מהשכר הרגיל, ואחריהן 150 אחוזים, כשמחשבים את הנושא ידנית, הדבר עלול להוביל לטעויות ובמערכת הוא נעשה אוטומטית.

אילו יכולות כדאי לבדוק לפני שבוחרים מערכת?

לפני שבוחרים מערכת ניהול שעון נוכחות לעובדים, כדאי לעבור על כמה שאלות:

• האם עובד יכול לדווח בכמה לחיצות, מהטלפון או מהמחשב, בלי הדרכה ארוכה?
• האם אפשר לדווח ולבדוק נתונים גם מהשטח, מהבית או מסניף אחר?
• האם יש דו”ח לפי עובד, תקופה ומחלקה, שאפשר להפיק בלי עבודת עריכה?
• האם תיקון דיווח או שעות נוספות עוברים לאישור מסודר ומתועדים?
• האם המערכת מתחברת לכלים אחרים שהעסק כבר עובד איתם?

במה שונה ניהול ידני מניהול דיגיטלי?

כדי לראות את ההבדל בפועל, כדאי להשוות בין שתי הדרכים בכל שלב בתהליך, הנה המקומות מהם נחסך זמן ואיפה הסכנה לטעות קטנה:

איך הנתונים מתחברים לשכר ולשקיפות מול העובדים?

כשהנתונים בתוך שעון נוכחות לעובד מתעדכנים לאורך החודש, תהליך השכר מתחיל ממקום מאוד מסודר.

מי שמכין את התלושים לא צריך לרדוף אחרי דיווחים חסרים, גם המנהלים רואים מי עבד, מתי וכמה, ויכולים לאשר את הנתונים בזמן.

מבחינת העובדים, כל אחד יכול לראות מה נרשם לו ולבקש תיקון מוקדם והדבר חוסך חיכוכים ומשאיר תיעוד ברור לכל הצדדים.

איך עוברים מדיווחים ידניים לתהליכים דיגיטליים בעסק?

הצורך בדיוק ובאוטומציה לא נגמר בשעות העבודה, בחברת iCount אנחנו פועלים שנים רבות בתחום הפתרונות העסקיים, והגישה שלנו היא להפוך משימות אדמיניסטרטיביות לתהליכים דיגיטליים.

אנחנו לא מסתפקים בניהול מסמכים, אצלנו תמצאו כלים שמתחברים לתהליכי העבודה של העסק, מחשבוניות ולקוחות ועד ניהול הוצאות ושעות. לצד הניסיון, אנחנו ממשיכים להשקיע בחדשנות ובכלים דיגיטליים עדכניים.

בסופו של יום, ניהול שעון נוכחות מפחיתה טעויות, מקצרת את הדרך לשכר ומחזקת את האמון בין מנהלים לעובדים. אם אתם בעלי עסק שרוצים לצמצם עבודה ידנית ולרכז יותר תהליכים במערכת אחת, אתם מוזמנים להכיר את הפתרונות של iCount ולבדוק איזה מהם מתאים לעסק שלכם.

שאלות נפוצות

האם מערכת ניהול שעון נוכחות לעובדים מתאימה גם לעסק קטן?

כן. גם עם כמה עובדים בודדים חוסכים זמן בסיכומים, ובעיקר מרוויחים נתונים מדויקים שאפשר לחזור אליהם בכל שלב.

איך מטפלים בדיווח שגוי של עובד?

העובד שולח בקשה לתיקון במערכת, המנהל מאשר או דוחה, וכל השינוי נשמר ברישום. כך אין צורך בתיקונים בעל פה או בהודעות צדדיות.

כמה זמן כדאי לשמור את נתוני הנוכחות?

את תקופת השמירה הנדרשת כדאי לברר מול רואה החשבון או יועץ השכר, היתרון במערכת דיגיטלית הוא שכל הנתונים שמורים במקום אחד וקל לשלוף אותם.

קרדיט תמונה: Photo by Brad Neathery on Unsplash